De situatie vóór de verandering
Ons agency groeide hard, maar de interne organisatie liep achter. Offertes werden met de hand berekend, projectmanagers moesten eindeloos checken en opvolgen, het development team werkte los van sales, support moest handmatig verwerkt worden en de administratie besteedde uren aan facturen.
Het werkte, maar het was arbeidsintensief en maakte opschalen moeilijk.
De opdracht
Ons doel was duidelijk: een intern ecosysteem bouwen waarin accountmanagers, projectmanagers, developers, administratie en support allemaal samenwerken vanuit dezelfde waarheid. Een systeem dat automatisch offertes genereert, projecten begeleidt, facturen klaarzet en supporturen verwerkt zodat het bureau schaalbaar wordt zonder extra personeel in te zetten.
De aanpak
We hebben ons eigen agency opnieuw opgebouwd rond één ecosysteem, waarin iedere afdeling zijn eigen automatiseringen kreeg:
- Accountmanagers gebruiken een calculator om samen met klanten de prijs van een website te berekenen. Deze data gaat direct naar HubSpot en start automatisch het project.
- Projectmanagers begeleiden klanten volledig vanuit HubSpot. Elk project doorloopt vaste dealfases, waarbij automatische e-mails en sms-berichten klanten op de hoogte houden of reminders sturen wanneer een project te lang stilstaat.
- Het development team werkt in ClickUp, dat via een API direct gekoppeld is aan HubSpot. Zo zien developers dezelfde planning als projectmanagers, zonder toegang tot HubSpot.
- Administratie krijgt facturen automatisch klaargezet zodra een demo live gaat of supporturen zijn geregistreerd. Controleren en verzenden is het enige wat nog hoeft.
- Supportmedewerkers werken in het Jira-portaal. Hun uren worden automatisch verzameld en verwerkt tot maandfacturen, inclusief overzicht per ticket en uitgevoerde werkzaamheden.
- Monitoring via Discord zorgt dat iedereen live succesmeldingen ziet van facturen, accounts en uitnodigingen.
Door deze integraties ontstond een compleet ecosysteem: van eerste calculatie tot oplevering en support is alles verbonden en transparant.
Het resultaat
- Transparantie: klanten doorlopen altijd dezelfde stappen en krijgen dezelfde communicatie.
- Efficiëntie: administratie en projectmanagers besteden veel minder tijd aan handmatig werk.
- Schaalbaarheid: het bureau kan méér websites per maand opleveren zonder extra personeel.
- Consistentie: iedere klant ervaart dezelfde kwaliteit en communicatie.
Waarom dit relevant is voor andere agencies
Veel bureaus zijn sterk in creatie, maar verliezen tijd en energie in hun interne organisatie. Deze case laat zien dat een agency-breed ecosysteem – van sales tot support – processen schaalbaar en transparant maakt. Het resultaat: minder werkdruk, meer overzicht en ruimte om écht te groeien.
Quote van de projectmanager
“We hoeven niet meer alles na te lopen of dubbel te checken. Het systeem zorgt dat iedere afdeling precies weet wat er moet gebeuren.”