Die Situation vor der Änderung
Full Flow bietet Transformations-Coaching und persönliches Wachstum an. Kunden melden sich an, aber das Onboarding umfasst viele einzelne Schritte: Verträge, Fragebögen, Rechnungen, E-Mails. Für jede neue Reise musste Mieke eine Menge manuelle Arbeit leisten.
Der Auftrag
Entwickeln Sie einen Onboarding-Prozess, der:
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Vertrag und Fragebogen werden automatisch erstellt, sobald jemand registriert ist
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Erforderliche Dokumente werden automatisch verarbeitet und gespeichert
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Die Abrechnung wird für das Team einfach, mit minimalen manuellen Eingriffen
Unser Ansatz
Wir haben das System so eingerichtet, dass, sobald Mieke einen Kunden anmeldet:
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Automatische Ausarbeitung eines Kooperationsvertrags.
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Der Kunde erhält sofort einen Fragebogen zum Ausfüllen.
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Die Rechnung wartet später automatisch auf die Rücksendung des Fragebogens.
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Sobald der ausgefüllte Fragebogen eintrifft, wird er automatisch aus der Post geholt und in Google Drive bearbeitet und an Full Flow weitergeleitet.
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Für die Rechnungsstellung könnte Mieke eine Rechnung mit einer Zeile auslösen: Ausfüllen -> Rechnung erstellen, speichern, versenden und in der Verwaltung bearbeiten.
Ergebnisse
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Das Onboarding erfolgt jetzt automatisch: weniger Hin- und Hergeschiebe, kein manuelles Versenden einzelner Dokumente.
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Die Fragebögen und Verträge wurden von Mieke und ihrem Team ohne jegliche Arbeit sauber organisiert.
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Rechnungen werden schneller und zuverlässiger versandt und bearbeitet.
Warum dies für andere Coaching- oder Dienstleistungsunternehmen relevant ist
Bei vielen Dienstleistern gibt es Onboarding-Prozesse mit vielen einzelnen Schritten: Bearbeitung von Dokumenten, Rechnungsstellung, Aufnahmefragen usw. Diese Art der Automatisierung spart Zeit, verhindert Fehler und schafft Raum, um sich auf den Kunden statt auf die Verwaltung zu konzentrieren.