De situatie vóór de verandering
Full Flow verzorgt transformatiecoaching en persoonlijke groei. Klanten melden zich aan, maar de onboarding verliep met veel losse stappen: contracten, vragenlijsten, facturen, e-mails. Voor elk nieuw traject moest Mieke veel handwerk verrichten.
De opdracht
Bouw een onboardingproces dat:
-
Contract & vragenlijst automatisch genereert zodra iemand wordt aangemeld
-
De benodigde documenten automatisch verwerkt en opgeslagen
-
Facturatie eenvoudig wordt voor het team, met minimale handmatige tussenkomst
Onze aanpak
We stelden het systeem zo in dat zodra Mieke een klant aanmeldt:
-
Automatisch een samenwerkingscontract wordt opgesteld.
-
De klant ontvangt direct een vragenlijst om in te vullen.
-
De factuur later automatisch wacht tot vragenlijst is teruggestuurd.
-
Zodra de ingevulde vragenlijst binnenkomt, wordt deze automatisch opgepikt uit de mail en verwerkt in Google Drive + notificatie naar Full Flow.
-
Voor facturatie kon Mieke met één regel een factuur triggeren: invullen -> factuur opstellen, opslaan, versturen én verwerken in administratie.
Resultaten
-
Onboarding verloopt nu automatisch: minder heen-en-weer, geen losse documenten handmatig versturen.
-
Vragenlijsten en contracten zijn keurig georganiseerd zonder werk van Mieke of haar team.
-
Facturen worden sneller en betrouwbaarder verstuurd en verwerkt.
Waarom dit relevant is voor andere coaching- of dienstverlenende bedrijven
Veel dienstverleners hebben onboardingprocessen met veel losse stappen: documentverwerking, facturatie, intakevragen etc. Dit soort automatiseringen scheelt tijd, voorkomt fouten, en geeft ruimte om te focussen op de klant in plaats van op administratie.