La situation avant le changement
Full Flow propose des services de coaching transformationnel et de développement personnel. Les clients s'inscrivent, mais le processus d'intégration comporte de nombreuses étapes distinctes : contrats, questionnaires, factures, courriels. Pour chaque nouveau voyage, Mieke devait faire beaucoup de travail manuel.
Le dossier
Élaborer un processus d'intégration qui :
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Contrat et questionnaire générés automatiquement dès l'enregistrement d'une personne
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Les documents requis sont automatiquement traités et stockés
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La facturation devient facile pour l'équipe, avec une intervention manuelle minimale.
Notre approche
Nous avons mis en place le système de sorte que dès que Mieke inscrit un client :
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Rédaction automatique d'un contrat de coopération.
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Le client reçoit immédiatement un questionnaire à remplir.
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La facture attend ensuite automatiquement le retour du questionnaire.
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Une fois que le questionnaire rempli arrive, il est automatiquement récupéré dans le courrier et traité dans Google Drive + notification à Full Flow.
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Pour la facturation, Mieke peut déclencher une facture en une seule ligne : remplir -> créer la facture, enregistrer, envoyer et traiter dans l'administration.
Résultats
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L'intégration est désormais automatique : moins de va-et-vient, pas d'envoi manuel de documents distincts.
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Les questionnaires et les contrats ont été soigneusement organisés sans aucun travail de la part de Mieke ou de son équipe.
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Les factures sont envoyées et traitées plus rapidement et de manière plus fiable.
En quoi cela est pertinent pour d'autres entreprises de coaching ou de services
De nombreux prestataires de services ont des processus d'intégration comportant de nombreuses étapes distinctes : traitement des documents, facturation, questions d'accueil, etc. Ce type d'automatisation permet de gagner du temps, d'éviter les erreurs et de se concentrer sur le client plutôt que sur l'administration.