La situación antes del cambio
Full Flow ofrece coaching transformacional y crecimiento personal. Los clientes se inscriben, pero la incorporación implica muchos pasos distintos: contratos, cuestionarios, facturas, correos electrónicos. Para cada nuevo viaje, Mieke tenía que hacer mucho trabajo manual.
Resumen
Cree un proceso de incorporación que:
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Contrato y cuestionario generados automáticamente en cuanto alguien se registra
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Documentos requeridos procesados y almacenados automáticamente
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La facturación resulta fácil para el equipo, con una intervención manual mínima.
Nuestro enfoque
Hemos configurado el sistema para que en cuanto Mieke dé de alta a un cliente:
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Redacción automática de un contrato de cooperación.
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El cliente recibe inmediatamente un cuestionario que debe rellenar.
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Posteriormente, la factura espera automáticamente la devolución del cuestionario.
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Una vez que llega el cuestionario cumplimentado, se recoge automáticamente del correo y se procesa en Google Drive + notificación a Full Flow.
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Para la facturación, Mieke podría activar una factura con una sola línea: rellenar -> crear factura, guardar, enviar y procesar en administración.
Resultados
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La incorporación es ahora automática: menos idas y venidas, nada de enviar documentos separados manualmente.
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Los cuestionarios y los contratos estaban perfectamente organizados, sin que Mieke o su equipo tuvieran que hacer nada.
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Las facturas se envían y procesan con mayor rapidez y fiabilidad.
Por qué es relevante para otras empresas de coaching o servicios
Muchos proveedores de servicios tienen procesos de incorporación con muchos pasos separados: procesamiento de documentos, facturación, preguntas de admisión, etc. Este tipo de automatización ahorra tiempo, evita errores y permite centrarse en el cliente en lugar de en la administración.